KOC3402 - ASAS STRATEGI KOMUNIKASI ( Tugasan 2)

LATAR BELAKANG ORGANISASI DAN PERKAITAN STRATEGI KOMUNIKASI

1.0 Pendahuluan

Organisasi merupakan tonggak utama sesebuah badan, persatuan, jabatan dan firma-firma tertentu. Dengan kewujudan organisasi yang mantap dan aktif sudah tentu ianya dapat menjadi syarat utama untuk mengecapi sesuatu kejayaan.

1.1 Pengenalan
Setiap kelahiran sesuatu di alam ini melibatkan turutan yang sangat komplek, untuk mewujudkan sesuatu organisasi yang baik serta cemerlang hendaklah mengikut kriteria yang ditetapkan iaitu pembahagian antara induk iaitu pengurusan dan jawatankuasa pengerak iaitu pekerja ( Dr Megat, modul 2006). Dengan pemahaman dan pengaliran komunikasi yang cair akan banyak membantu melahirkan keputusan yang baik. Keputusan yang selari dengan perlaksanaan akan membentuk organisasi yang mantap.


1.2 Objektif kertas kerja ini ialah :
1.2.1 Menghuraikan konsep konsep organisasi, latarbelakang dan aktivti organisasi sekolah.
1.2.2 Menghuraikan perlambangan komunikasi di dalam organisasi sekolah.
1.2.3 Menghuraikan proses dalam strategi organisasi.
1.2.3 Mengkaji kesan – kesan strategi komunikasi bagi menbentuk organisasi yang mantap.

1.3 Kaedah
Dalam membuat kajian ini pengkaji menggunakan kaedah temubual, soal selidik dan rujukan perpustakaan dengan merujuk buku – buku dan kertas kerja serta jurnal-jurnal di perpustakaan.

1.4 Batasan
Dalam membuat kertas kerja ini pengkaji cuba mengkaji konsep organisasi, perlambangan komunikasi, proses dan kesan yang wujud dalam sesuatu organisasi.




1.5 Definisi Konsep
Organisasi di sekolah adalah melibat jenis organisasi formal iaitu susunannya adalah seragam di seluruh negara dan menpunyai garis panduan peniuh dalam pengurusanya.

2.0 Latar belakang SK Anak Ikan

Sekolah kebangsaan Anak Ikan merupakan antara sekolah yang baru ditubuhkan di dalam Daerah Besut. Sekolah ini ditubuhkan pada 01.01.2005, lokasinya terletak ditepi jalan utama Jerteh ke Kuala Terengganu. Penubuhan sekolah ini adalah kerana permintaan jumlah pelajar yang tinggi di kawasan tersebut, sekolah yang berdekatan tidak lagi dapat menempung pelajar yang semakin ramai. Dengan penempatan seramai 13 guru dan 63 murid sebagai perintis telah membentuk satu organisasi dalam pendidikan negara. Pada peringkat awal penubuhanya, pertambahan murid menunjukan kelembapan sehinggalah enrolmen terkini (2007) guru seramai 17 orang dan murid seramai 230 orang.

2.1 Visi dan Misi

Visi utama sekolah ialah melahirkan pelajar yang cemerlang, genilang dan terbilang dari aspek rohaniah dan jasminiah. Visi ini jelas menetapkan sasaran peserimbangan antara matlamat duniawi dan akhirat.
Misi sekolah ialah membentuk pelajar yang berdaya saing sejajar dengan perkembangan ilmu yang pesat dengan menitikberatkan pengaplikasian teknologi maklumat sebagai teras dalam segala proses yang dicanagkan dalam organisasi.

2.2 Organisasi Kerja

Secara umumnya sekolah ini telah mengunakan tahap organisasi piawaian standard kebangsaan iaitu pihak pengurusan seperti Guru Besar dan Penolong Kanan berada pada tempat pengurus (Leadership), Guru Kanan atau ketua panitia berada tempat kedua bersama guru berjawatan khas seperti Guru Media, Penyelaras ICT dan Pengurus Kewangan sekolah. Seterusnya tahap pertengahan ialah semua guru penolong dan pekerja swasta berada pada tahap paling bawah. Setiap bahagian mempunyai tugas dan tanggujawab yang khusus. Setiap tahap akan dipantau oleh pengurusan sekolah.
2.2.1 Pihak Pengurusan & Kewangan



2.2.2 Ketua Panitia dan Jawatan Khas



2.2.3 Guru Penolong
Guru yang terlibat seramai 7 orang iaitu Hasmieda Bt Awang, Asaari B Mat, Laily Bt Hanapi, Zainun Bt Ali, Zaleha Bt Ahmad, Zulkeman B Majid dan Suhada Bt Latif.

2.2.4 Pekerja Sekolah

Pekerja-pekerja di bawah kendalian syarikat swasta menguruskan hal-hal berkaitan dengan kebersihan persekitaran sekolah.


3.0 Perlambangan Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam sesuatu organisasi komunikasi amatlah penting dalam menjayakan semua matlamat organisasi, komunikasi banyak wujud secara ke bawah, mendatar dan ke bawah. Berikut adalah antara aspek dan huraian perlambangan komunikasi yang terdapat dalam organisasi ini.
3.1 Pengurus dengan pengurus
Komunikasi banyak berlaku di sekitar pejabat dan ianya lebih kepada komunikasi mendatar, lebih kepada perbincangan dan jarang melibatkan rahan tetap. Isu banyak bergantung kepada kontek pengurusan seperti pengurusan sekolah seperti kewangan, kurikulum, isu, tuntutan dan rancangan dasar sahaja.
3.2 Pengurus dengan ketua panitia
Banyak komunikasi berlaku dengan kaedah mesyuarat. Pihak pengurusan memerlukan maklumat program panitia daripada guru panitia mengikut garis panduan yang diberikan oleh pengurusan. Kebiasan maklumat daripada pengurusan hendaklah disampaikan kepada pihak bawahan dengan arahan komunikasi ke bawah.
3.3 Pengurus dengan penjawat jawatan khas
Jika sesuatu projek berkaitan dengan jawatan khas, seperti guru ICT yang memerlukan tindakan dan laporan untuk membina laman sekolah.
3.4 Pengurus dengan Guru Penolong
Banyak melibatkan komunikasi secara tumpangan atau melalui pesanan, dan bukan secara terus. Ianya banyak melalui saluran ketua panitia.
3.5 Pengurus dengan pekerja sekolah (swasta)
3.5.1 Lebih kepada bentuk komunikasi atas ke bawah dan banyak berbentuk arahan tanpa meminta pendapat.
3.6 Guru Penolong dengan murid.
Banyak berlaku semasa proses pembelajaran terdapat bentuk komunikasi ke bawah dan ke atas secara berterusan.
4.0 Proses Komunikasi dengan kaedah
Dalam organisasi SK Anak Ikan, komunikasi banyak berlaku dalam bentuk formal daripada bentuk informal. Antara kaedah yang banyak digunakan ialah Mesyuarat, e-pengurusan dan laporan tahunan.
4.1 Mesyuarat
Kaedah ini adalah paling banyak berlaku terutamanya dalam membentuk perancangan tahunan. Pada peringkat awal pihak pengurusan akan mengadakan menyuarat peringkat pengurusan, agenda banyak berfokus kepada strategi dan program tahunan bagi setiap bidang. Pembahagian bidang mengikut 3 kategori utama iaitu kurikulum, hal ehwal pelajar dan ko-kurikulum.
Setelah selesai menyuarat pengurusan, pihak sekolah akan mengadakan mesyuarat peringkat ketua panitia. Pada peringkat inilah setiap ketua panitia banyak membentuk komunikasi dengan pihak pengurusan. Laporan tindakan akan dibentang pada peringkat mesyuarat guru pada mesyuarat peringkat ketiga.
4.2 E-Pengurusan ( SMS,Portal dan e-mel)
Komunikasi dengan mengunakan teknologi maklumat telah membentuk pengurusan komunikasi yang lebih pantas dan berkesan. Pihak pengurusan mengunakan sistem pesanan ringkas (SMS) bagi menyampaikan perkara seperti panggilan dan peringatan mesyuarat atau laporan.
4.3 Laporan tahunan
Setiap bahagian dalam organisasi diwajibkan menyediakan laporan berkaitan dengan arahan daripada rancangan pengursan. Laporan ditulis dalam bentuk salinan biasa dan salinan digital dan akan di muat naik ke laman sekolah dari masa ke semasa.

5.0 Kesan Komunikasi berkesan
Dengan penekanan kepada pencapaian komunikasi yang berkesan banyak bergantung kepada sejauh mana perlaksanaan dan arahan yang diberikan. Dengan kaedah yang banyak mengunakan teknologi maklumat seperti e-pengurusan telah memberi kesan yang sangat positif kepada organisasi. Organisasi SK Anak Ikan telah banyak berubah dengan penekanan komunikasi dalam kumpulan dan organisasi yang di amalkan di ruang lingkup pengurusan sekolah.
Kesimpulan

Organisasi yang peka terhadap kepentingan komunikasi dalam organisasi sentiasa mencari jalan baru untuk meningkat prestasi organisasi. Jika organisasi tidak mengambil berat hal-hal komunikasi sudah tentu organisasi tersebut akan menjadi hambar bak kata pepatah melayu ‘Hidup Segan,Mati tak Mahu’. Bagi membentuk organisasi yang mantap dan bersistematik pihak pengurusan perlulah memastikan segala maklumat akan sampai dengan jelas dan cepat kepada pihak bawahan. Komunikasi yang baik akan melahirkan satu organisasi yang sempurna.



BIBLIOGRAFI

Dissertasi/ Tesis sarjana:
Ahmed, S.T. (2001). Internet usage and communication behavior among Malaysian working women. Ph.D. Dissertation. University Putra Malaysia.

Jurnal
Asiah Sarji. (1982). The historical development of broadcasting in Malaysia and its social and political significance. Media Asia. No. 9 pp. 150 – 160. AMIC Singapore.

Buku
Naisbitt, J. (1994). Global paradox. London: Brealey Publishing Ltd.

Buku-buku terbitan (berkala):
Kerajaan Malaysia. (1996). Rancangan Malaysia Kelapan 2001 - 2005. Kuala Lumpur: Percetakan Nasional Malaysia Berhad.

Majalah:
SASARAN. (December, 2001). Universiti Teknologi MARA (UiTM), Shah Alam Selangor: Fakulti Communication dan Pangajian Media.

Modul
Modul Asas Strategi Komunikasi, susunan Dr Megat Al Imran Yasin Universiti Putra Malaysia.