KOC3301 - KOMUNIKASI KORPORAT-NOTA

PERKEMBANGAN KOMUNIKASI KORPORAT

LATARBELAKANG

- Perubahan politik, ekonomi, sosial, teknologi dan budaya berlaku dengan pantas.
- Pada abad ke-20, Asia menjadi gelanggang percaturan dunia barat.
- Andaian bahawa pada pertengahan abad ke-21, Asia akan menjadi kuasa penentu pembangunan manusia.
- Dunia menjadi perkampungan global.
- Peredaran maklumat menjadi intipati kpd pembangunan sesebuah perbadanan moden.
- Fenomena tahap saling bergantung berlaku secara drastik - teknologi maklumat.
- Di Malaysia, pengurusan perbadanan moden perlu berubah agar selaras dengan perubahan dunia - ekonomi.
- Penyusunan dasar kewangan dan ekonomi.
- Merangka strategi baru operasi.

Komunikasi Tradisional

- suatu aksi transmisi mengenai fakta, idea, pandangan dan mesej daripada seorang (kumpulan, organisasi, publik) kepada seorg yg lain (kump., organisasi, publik).
- Satu pengaliran mesej secara satu hala tanpa melibatkan perbincangan. Pengaliran idea secara dua hala bagi mencapai persetujuan maksud.

Komunikasi Kontemporari

- Suatu proses perkongsian maksud.
- idea secara dua hala - maklumbalas - maksud dikongsi bersama.
- Persetujuan bukanlah objektif yang mesti dicapai - kesedaran intipati proses komunikasi.
- Perkongsian maksud berlaku dalam minda manusia - kesamaan.

Komunikasi Korporat

- Istilah serupa tetapi penggunaannya tetap berlainan dari segi aplikasinya.
- Menurut Ind (1990), CC ialah satu proses untuk menterjemahkan atau mengubah sesuatu identiti korporat (persepsi fizikal) kpd imej korporat (persepsi mental).
- Suatu usaha komunikasi dan pengurusan bagi memastikan segala aspek penting dlm struktur organisasi dapat dilaksanakan menurut perancangan.
- Operasi perbadanan sektor swasta secara berterusan didorong oleh motif keuntungan.
- Dasar penswastaan dan pengkorporatan mengubah pengurusan sektor kerajaan.
- Perbadanan sektor awam memberi ‘kemudahan dan perkhidmatan awam’ kepada publik untuk mendapatkan sokongan.

Komunikasi Keorganisasian

- Fokus kepada pengaruh struktur dan operasi organisasi terhadap komunikasi - Makro.
- Isu-isu seperti komunikasi superior-subordinate, jaringan komunikasi dan pemprosesan maklumat keorganisasian.

Komunikasi Pengurusan

- interaksi bersemuka yg tertumpu kepada penyampaian maksud yg dilaksanakan oleh pengurus sebagai sebahagian drpd peranan pengurusan dalam sesebuah organisasi.

Komunikasi Pekerja

- peningkatan aliran dua hala mengenai maklumat dan pendapat, dan perkongsian maksud antara pihak pengurusan dan kakitangan atau kesatuan sekerja.

Komunikasi Pemasaran

- proses penyampaian maklumat yang berkaitan dengan produk dan servis.

Faktor yg mempengaruhi perkembangan CC

1. Perbadanan terpaksa berubah sama ada secara sejadi (natural) atau terancang.
2. Orientasi aktiviti pengurusan (komunikasi) di kalangan pengurus turut berubah.
3. Arah aliran global dlm perbadanan telah menyebabkan wujud jaringan komunikasi.
4. Persekitaran teknologi tinggi (high-tech) yang tidak akrab perlu diseimbangkan.
5. Peraturan dan dasar perundangan telah memberi peluang yang sama-rata dalam menjalankan tugas.
6. Pergerakan kesatuan atau persatuan pengguna secara global.
7. Aspek pemasaran dan periklanan telah melalui suatu revolusi.
8. Kedudukan dan status perbadanan telah meletakkan peranan perhubungan kerajaan sebagai sesuatu yang utama.
9. Media komunikasi baru digunakan dgn meluas dlm pengurusan perbadanan moden.
10. Kebanyakan perbadanan moden bersifat multi-national.
11. Pemindahan teknologi ialah satu proses menggerakkan barangan dan idea baru.

- Perubahan terkawal terjadi akibat faktor luaran.
- Perubahan sejadi terjadi akibat perubahan persekitaran yg berlaku di luar kemampuan kawalan pengurusan.


Notakuliah Forum Pelajar info Kursus
KOMUNIKASI KORPORAT
PERSEORANGAN

Latar Belakang
- Persekitaran kerja berubah & kompleks.
- Kemajuan teknologi - kurang interaksi
- Produktiviti sebenar & seimbang - rasa keakraban sesama manusia - disokong oleh teknologi.
- Pengurus kuasai segala bentuk & strategi komunikasi - disesuaikan dgn situasi.
- 80% masa pekerjaan - aktiviti komunikasi
- Komunikasi high tech - kemahiran kom.

Salahfaham - Interpersonal Com.

1. S/F - Ketrampilan komunikasi
- tak wujud born communicator.
- Latihan

2. S/F - Konteks
- situasi kerja dan konteks sosial.

3. S/F - Budaya
- Bahasa sbg teras budaya - Penghalang
- Kelainan budaya sebenarnya halang kom.

4. S/F - Proses komunikasi
- penyampaian mesej/satu perkongsian maksud

5. S/F - Hubungan & Perkaitan
- Sumber bentuk hubungan/perkaitan
- Penerima menentukan wujud hubungan

6. S/F - Kandungan
- Maksud yg sama dari perkataan yg sama
- Perkataan & frasa ada makna berbeza

7. S/F - Keserasian (Compatibility)
- Ciri latarbelakang & pengalaman yg sama
- Kesedaran & sanggup - kelainan peribadi

Strategi Elakkan Kekeliruan

1. Ketrampilan komunikasi perlu dipelajari melalui latihan dan amalan.
2. Semua situasi sosial (situasi kerja) adalah berbeza atau berlainan.
3. Kelainan budaya mempengaruhi situasi dan proses komunikasi perseorangan.
4. Komunikasi adalah proses perkongsian maksud.
5. Pihak penerima menentukan sesuatu komunikasi terjalin hubungan.
6. Maksud bagi sesuatu perkataan atau frasa adalah berbeza.
7. Ketidakserasian dan kelainan peribadi tidak menghalang komunikasi.

Ciri-ciri K/P dlm Persekitaran Korporat
- Interaksi perseorangan dlm persekitaran korporat adalah berbeza.
- Setiap interaksi sifatnya adalah unik.
- Fokus utama - pembuatan keputusan bagi mencapai matlamat dan misi korporat.
- Penjanaan maklumat dan pendapat.
- Penilaian & pertimbangan terhdp maklumat.
- Orientasi kuasa terlibat dlm proses pembuatan keputusan.
- Wujud dimensi persaingan dan pemujukan.
- Status memainkan peranan penting dlm situasi superior-subordinate.
- Status tinggi menguasai pembuatan keputusan.
- Status rendah hanya menyampaikan maklumat.
- Situasi komunikasi tidak formal (grapevine) - pelengkap kpd jaringan interaksi.
- Wujud konflik kepentingan di kalangan kumpulan.
- Struktur perbadanan yg regulated, pihak superior & subordinate perlu dihormati.
- Masalah perbezaan status, gangguan maklumat dan krisis pengurusan.
- Politik korporat, gatekeeping halang pengaliran maklumat secara bebas - penggunaan istilah teknikal.
- Rumusan, individu harus faham status dlm struktur pengurusan orga & peranan dlm proses CC.

Ketrampilan Relasional

- Definisi, kemahiran untuk meningkatkan kualiti hubungan & kom. yg menyumbang kpd pembtkan hubungan & K/P yg sejati.
- Ketrampilan bersifat relasional bukannya individual.
- Dominasi dikongsi oleh setiap ahli orga. yg ada peranan yg sama penting dan seimbang.
- Interaksi sejati bertujuan utk berkongsi pengaruh - keputusan kom. yg seimbang.

Ciri-ciri Perkongsian Pengaruh
- Libatkan interaksi dua hala - aktif & positif.
- Receptive & responsive dlm proses perbincangan & penaakulan (reasoning).
- Pertukaran idea - mencerminkan sikap, kepercayaan, nilai, kecenderungan, pengalaman peribadi & maklumat.
- Setiap ahli memiliki ‘ruang’ utk berbincang - hak yg sama utk berhujah.
- Sesuatu maksud - dimaksimumkan tinggi.
- Seseorang ada ‘kuasa’ tentukan keputusan.

Aspek-aspek Ketrampilan Relasional
1. Ktramp. Mendengar & Merespon
- self-centredness vs empathy
- kemahiran kognitif
- proses perkongsian maksud & pengaruh
- proses interaktif dua hala

2. Ktramp. Mengatasi Rasa Malu/Silu
- Jurang perbezaan status dan kuasa
- Perbezaan sosio-budaya, kurang maklumat.
- Yakin diri - berjaya dlm proses komunikasi

3. Ktramp. Bersifat Terbuka/Ikhlas
- mesej dapat dikongsi bersama.
- proses pembuatan keputusan
- yakin idea orang lain.

4. Ktramp. Membentuk & Mengekalkan Corak Interaksi yg Seimbang
- interactional rules ditentukan oleh kelainan budaya korporat - corak interaksi.

5. Ktramp. Bertindak secara Mendesak-Dorong
- assertive, yakin - hujah yg seimbang
- situasi assertive vs situasi agresif

6. Ktramp. Bertanya/Menyoal
- dlm konteks temubual rasmi
- kaedah langsung - dapat maklumat
- proses pengemblengan yg kritikal

7. Ktramp. Memahami Orang Lain
- nilai & kepercayaan
- untuk mentafsir mesej dari orang lain
8. Ktramp. Berunding & Menyelesai Konflik
- proses pembuatan keputusan - < dua org
- situasi WIN-WIN vs WIN-LOSE

9. Ktramp. Mentafsir Perlakuan Bukan-Verbal
- 60-70% maksud - body language
- Peniruan sejak usia muda
- tabiat boleh berubah mll latihan (tertib)

10. Ktramp. Menerimasuai Perlakuan Kom.
- pekerti peribadi
- kelainan perlakuan
- kelainan baru - lebih fleksibel
Notakuliah Forum Pelajar info Kursus
IDENTITI & IMEJ KORPORAT


Latar Belakang
- Dua perspektif :
- sifat atau personaliti sesebuah organisasi - pendekatan korporat.
- Satu disiplin ilmu - kaedah pemasaran produk & organisasi - organisasi perniagaan.
- Proses penonjolan jenama produk & jenama organisasi - imej korporat
- Kehebatan identiti korporat organisasi
- Identiti korporat yg hebat & terancang.
- Identiti - organisasi berada dlm sejarah kecemerlangan dan kejayaan.
- Pelanggan jadi keutamaan setiap aktiviti
- T/jawab & keakraban dgn audiens
- Logo organisasi adalah grafik dan terlalu simbolik.

Identiti Korporat
Definisi, gambaran fizikal atau peribadi sesebuah organisasi
segala program komunikasi & program perubahan - tujuan promosi & publisiti
Tercipta - prestasi sejarah organisasi, falsafah & kepercayaan.
Sifat sejadi teknologi, dasar pemilikan organisasi, semangat pekerja, peribadi pemimpin, etika, budaya, dan segala pendekatan & strategi organisasi.
Identiti - teras (bersifat stabil) kpd kewujudan sesebuah organisasi.
IBM - teknologi pengiraan di kaunter
Boeing - tunggak utama perkembangan perniagaan secara global - k/terbang

Imej Korporat
Definisi, persepsi publik terhadap organisasi
Imej ialah sesuatu yg menjelma dlm minda atau mental publik.
Identiti ialah sesuatu yg dilihat - luaran
Proses menterjemahkan identiti kpd imej yg berlaku dlm minda publik.
Imej - kesan positif dan negatif
boleh berkembang merentasi waktu, budaya & sempadan wilayah.

Keperluan Mengurus IDK

1. Persekitaran dunia perniagaan mengalami perubahan yg deras.
- penyusunan semula struktur & arah tuju

2. Putaran hayat yg semakin singkat.
- citarasa & gaya hidup pengguna berubah.
- pembangunan teknologi & sosiobudaya

3. Orga. berkembang pesat & kompleks.
- sukar selaras & kawalan aktiviti
- Globalisasi - rentasi wilayah & sempadan geografi.
4. Kesukaran buat pengasingan orientasi perniagaan.
- Tradisional - orientasi tunggal.
- Kontemporari - orientasi pelbagai
- Jenama organisasi & jenama produk
- FOKUS --- proses pemasaran organisasi

5. Amalan penggabungan, pengambilalihan, penswastaan & penyusunan semula
orga.
- mengubah hala-cara & arah-aliran persaingan
- satu dimensi baru - dunia kontemporari

6. Pengglobalan organisasi.
- Konsep perkampungan global - teknologi maklumat & teknologi komunikasi.
- Media Internet - persaingan identiti

7. Pengurusan Kom. masa kini semakin mahal & mengambil masa.
- Kos pengurusan identiti korporat
- kekerapan, keseimbangan & pengurusan yg konsisten.
Setiap organisasi adalah unik.
Strategi penghalaan (positioning) - ciri identiti korporat sesuai dgn keperluan & kefahaman publik - jenama produk atau jenama organisasi.
Pengurusan memahami sumber organisasi.
Penyesuaian sumber dgn pelaksanaan identiti korporat - kos efektif - tempoh yg minimum.

Pelaksanaan Program IDK
Kesesuaian strategi korporat
Kaedah pengumpulan maklumat - corak identiti, skop kegiatan, situasi persekitaran pemasaran, tahap kitaran hayat identiti, struktur pengurusan identiti & peruntukan pelaksanaan program.
Pengalaman lepas, kajian, sesi temubual atau perbincangan dgn pihak tertentu.

Sumber Berwibawa
1. Ahli pengurusan tinggi
2. Pekerja dari semua unit atau bahagian
3. Wartawan (ekonomi)
4. Penganalisis pasaran
5. Persatuan perniagaan atau perdagangan
6. Perunding
7. Juruaudit
8. Agensi Periklanan
9. Badan-badan kerajaan
10. Organisasi antarabangsa
11. Pakar industri dan ekonomi

Penilaian terhadap IDK
1. Kualiti produk - lasak, tahan uji & berwibawa
2. Perubahan persepsi imej korporat - evolusi
Kepelbagaian aktiviti - ubah corak & skop identiti organisasi.
Perubahan evolusi -
- positif - sesuai dgn minda publik.
- Berubah secara bertahap tetapi konsisten
Faktor2 yg Mempengaruhi Pengurusan IDK1.

1. Kaedah pemilikan atau pengambilalihan organisasi.
2. Prestasi korporat & produk
3. Struktur korporat
4. Nilai kepimpinan organisasi
5. Tahap perkongsian maklumat

Objektif Pelaksanaan Program IDK

1. Tingkatkan komunikasi dalaman organisasi
2. Tingkatkan tahap kesedaran korporat - publik (kuantitatif)
3. Tingkatkan harga stok atau saham
- harga saham yg tinggi - tingkat nilai IDK
4. Mengkomunikasi strategi baru
- kesesuaian dgn corak & skop IDK
5. Menyusunatur struktur jenama produk
6. Integrasi dua organisasi
7. Wujudkan kerjasama & kesepakatan
8. Sediakan ruang & garis panduan - perkembangan & pembangunan
- Struktur & skop operasi
- nama korporat
9. Menyusun keseluruhan proses penghalaan (positioning).
- Pentafsiran menyeluruh terhadap IDK
- Strategi penonjolan IDK - sokongan sumber
Notakuliah Forum Pelajar info Kursus

KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Latar Belakang
· Komponen utama
· pengaliran maklumat, komunikasi & interaksi kemanusiaan
· Internal & External - situasi interaksi
· Perspektif tradisional - kom. bertulis, aliran mesej, jaringan, kom. informal dsb.
· Perspektif baru - budaya kom., pengurusan konflik & teknologi kom. baru.
· Perspektif lain - arahan, pemujukan, integrasi & inovasi.

Fungsi organisasi
· utk memenuhi keperluan bertindak, integrasi, penyelarasan, penyaringan, penyelenggaraan, regulasi, perubahan, inovasi, adaptasi, pemaklumatan, pemujukan, orientasi, pembuatan keputusan & motivasi.

Komponen organisasi
· struktur organisasi, kualiti, saiz, sistem, kandungan mesej, timing proses kom., kekangan sistem kom & persekitaran.

Faktor - kekangan sistem dlm sistem kom.
· Masalah ketidakserasian dgn peralatan pejabat yang terlalu canggih.
· Dasar pengurusan yang terlalu formal atau informal.
· Sikap negatif pekerja - style pengurusan
· Wujudnya istilah-istilah baru & moden
· Perubahan teknologi kom terlalu pantas
Aspek2 Komunikasi Keorganisasian

Pendekatan Vertikal (Formal)
· kom. menurun (downward)
· arahan - hirarki autoriti (kawalan)
· pembuatan keputusan & dasar organisasi
· kom. menaik (upward)
· masalah kerja & prestasi
· tingkatkan m/balas kpd pengurusan atasan

Pendekatan Horizontal (Informal)
· kom mendatar
· aras hirarki orga. sama

Faktor2 yg mengganggu Kom Menaik
· proses menginterpretasi mesej
· jumlah link dlm jaringan komunikasi
· ketrampilan kom individu
· saiz organisasi
· timing komunikasi
· kesukaran dlm penulisan
· perbezaan kuasa & status
· mobiliti aspirasi
· kesalahfahaman ttg keperluan maklumat
· sensitiviti terhadap topik

Kom Mendatar (Informal)
· Fungsi - utk mengatasi masalah kekangan dlm kom formal & urusan kom lebih spontan pada setiap aras pengurusan.

Peranan2 Kom Korporat Dalaman
· Gatekeeping - kawal info & aliran kom.
· Jaringan dlm kump - sama tapi pelbagai
· Isolasi - proses kurangkan penglibatan
· Kepelbagaian kontak - persekitaran luaran
· Pemimpin pendapat (pakar) - pengaruhi ahli

Kom Vertikal (Formal)
· Fungsi - utk mempercepatkan proses perubahan iklim dan budaya organisasi.
· Masalah grapevine boleh diatasi.
· Struktur orga - corak interaksi - pendekatan berpusat (centralised) & agihan (decentralised)
· Budaya - budaya kump dlm orga. - kelainan
· Budaya yg positif - semangat kerja berkump.
· Pembentukan kelompok - positif & negatif
· Kelompok positif - kumpulan pendesak
· Kelompok negatif - mslh kekangan dlm sistem
· Kaedah Penyelesaian - masalah kekangan
· penglibatan pengurusan diutamakan
· keseimbangan antara penyediaan makl dgn keperluan pengguna - sistem terbuka
· kesedaran di kalangan pekerja
· perubahan pelaksanaan pengurusan kerja
· Bentuk jaringan kom yg kondusif
· aliran kom bergerak bebas
· kawalan dlm komponen orga lebih longgar
· menjana idea & amalan baru
· Proses sosialisasi & hubungan

Corak Komunikasi
· Simetrikal
· Keseimbangan - kualiti & kuantiti makl sama - komunikasi mendatar
· Asimetrikal
· salah satu pihak ada makl yg lebih atau kurang - situasi interaksi superior-subordinate

Aspek Pengkayaan Minda
· Realiti Konseptual
· pemikiran dan nilai teras dipupuk
· Realiti fenomenal
· corak perlakuan positif - tindakan rasional

Budaya organisasi
· kepercayaan, nilai & ekspektasi individu (ahli organisasi)
· mencorakkan gaya komunikasi individu
· proses pembudayaan & pembinaan sosialisasi keorganisasian.
· Budaya disebarkan dlm pelbagai cara.
· Proses pembudayaan corakkan Budaya Komunikasi.
· Budaya cerminkan imej organisasi

Ciri-ciri Budaya Komunikasi
· Masalah diurus secara deskriptif, bukannya evaluatif.
· Orientasi masalah, bukannya kawalan
· Kom spontan, bukannya terlalu berstrategi.
· Kom seimbang & hormat, bukannya superiority.
· Empati bukannya neutral.
· Kom terbuka - sikap, perlakuan & idea positif, bukannya terlalu dogmatik.

Dua perspektif - Kom Keorganisasian
· Perspektif Mikro
· proses komunikasi
· ketrampilan yang baik - kemahiran kom
· Perspektif Makro
· penilaian & perubahan pada struktur dasar dan prosedur - aliran maklumat bebas
· Peringkat mikro lebih signifikan berbanding dgn peringkat makro.

Perspektif2 Aliran Maklumat
· Penghubung rantai komunikasi
· Andaian & persepsi terhadap bentuk kom
· Sumber komunikasi
· Pengorganisasian maklumat
· Kualiti maklumat berkurangan
· Pelbagai faktor


Notakuliah Forum Pelajar info Kursus